転職活動を始める際は、「職務経歴書」「履歴書」を作成する必要があります。
しかし、初めて転職活動する方や、久しぶりに転職活動する方は、これら書類の書き方を忘れてしまった方も多いでしょう。
そこで本記事では、職務経歴書の書き方で不安を感じている方に向けて、どんな企業でも書類選考までは最低でも突破できるように、「職務経歴書」の正しい書き方を紹介します。
本記事を読むことで、職務経歴書の「わからない」をなくしましょう！
「転職経験が浅い」「職務経歴書を作成するのが不安」 「書類選考通過率を上げたい」
- 職務経歴書とは、スキルや経験をアピールする書類
- 職務経歴書を書く際は、応募先企業の求めている人材像を理解する
- 読みやすく具体性のある職務経歴書は、採用担当に好かれる
- 職務経歴書の送付方法は、企業によって異なる
職務経歴書とは
職務経歴書とは、これまでの職務経験やスキルを採用担当者にアピールできる書類のことです。
また、職務経歴書はアピール項目に合わせてさまざまなフォーマットから選べるため、表現の自由度が高い特徴があります。
そして、職務経歴書などの応募書類は転職活動を進める上で、とても重要な要素と言えます。
というのも、採用選考で最初に目を通すのが、「履歴書」「職務経歴書」であるからです。
そのため、経験やスキㇽが豊富な人、人柄がよい人でも応募書類を雑に作成すると転職の成功率が極端に下がってしまいます。
つまり、職務経歴書を正しく書くことは、転職活動を有利に進めるための大切な要素なのです。
職務経歴書を考えて作成しないと、アピールする前に不採用にされてしまいます。
履歴書との違い
履歴書とは、「氏名」「住所」「電話番号」「学歴」「職歴」などを簡潔に記載した書類のことです。
そのため、採用担当者は一目で、応募者の人生経験を把握できます。
一方で職務経歴書は、「職歴」「資格」「自己PR」などを詳細に記載した書類です。
つまり、履歴書は応募者のプロフィールを確かめる書類で、職務経歴書は応募者のスキルや経験を確かめる書類だと言えるでしょう。
職務経歴書で採用担当がみていること
採用担当者が職務経歴書で注目していることは、過去の業務経験や成果です。
例えば、担当していたプロジェクトの規模や成果、取り組みなどです。また、応募先企業が専門的な職種や業界の場合は、スキルや知識も見られるでしょう。
また、ミドルの転職が実施した調査によると、採用担当が職務経歴書で不足していると感じている項目の多くが「退職理由」であることがわかっています。
そのため、職歴を記載する際は、退職理由を明確にしておくことで採用担当に好印象を与えられる可能性が高くなるでしょう。
採用担当に聞いた！職務経歴書・履歴書の目的
ミドルの転職が実施した「職務経歴書・履歴書の目的調査」によると、およそ半数が「応募資格をクリアしている人は全員面接をするので、全く対象外の応募者を外すため」と回答していることがわかりました。
職務経歴書の書き方【準備編】
こちらでは、職務経歴書を書く前の準備でしておくべきことを紹介します。
職務経歴書を作成する前にしっかりと準備しておくことで、スムーズに作成できます！
応募先企業が求める人材像を考える
職務経歴書を書く前には、応募先企業がどのような人材を求めているかを把握しておくことが大切です。
なぜなら、応募先企業が求める人材を考えておくことで、自分の経歴やスキルでのアピールポイントを明確にできるからです。
例えば、営業職への転職であれば、数字を意識して仕事に取り組んでいたり、人と接する仕事をしていたりすると、アピールポイントにつながります。
また、管理職での採用を考えている企業であれば、過去のプロジェクトでチームを率いた経験や交渉力、問題が発生した際の対応エピソードなどを記載するとよいでしょう。
応募先企業が求める人材像を考えておくことで、採用担当に好印象を与えられる職務経歴書を作成できます。
これまでのキャリアを時系列順に整理する
職務経歴書を書く前に、これまでのキャリアを時系列順に整理することが大切です。
というのも、これまでのキャリアを事前に整理しておくことで、職務経歴書をスムーズに書き進められるからです。例えば、各企業の入社年月や退社年月、職種、役職、業務内容などを箇条書きで整理しておきます。
また、成功体験が記載されている職務経歴書は採用担当からの評価が高いため、成功体験も併せて整理しておきましょう。例えば、社内でもらった賞や売上向上率、コスト削減などの実績などが挙げられます。
そして、時系列順に整理した際にブランクがある場合、その期間に何をしていたかを簡潔にメモしておきましょう。
書きやすいフォーマットを選ぶ
まずは、あなたに合った職務経歴書のフォーマットを見つけることから始めましょう。
例えば、過去の職務経歴を年代順に記述するタイプや、スキルごとにまとめるタイプなどがあります。
そのため、あなたの経歴が書きやすく、応募先企業が求めていることを明確にできるフォーマットを選ぶことが大切です。
一般的には、1〜3枚のA4サイズ用紙で、見出しや段落、表で整理されたフォーマットが採用担当から好かれます。
ミドルの転職が実施した調査でも1～3枚がもっとも採用担当に好印象を与えることがわかっています。
どのフォーマットを選べばよいかわからない方は、厚生労働省が作成している「職務経歴書の作り方」を参考にしてください。
また、企業や業界によっては指定のフォーマットで作成を求められる場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。
職務経歴書の書き方【記載編】
次に、職務経歴書の書き方について紹介します。
職務経歴書で間違った書き方をしてしまうと、社会人としての一般常識が身に付いていないと感じられてしまう可能性があるため、しっかりと確認しておきましょう。
職務経歴書は自由度が高いため、書き方に正解はありません。しかし、一般的な書き方はあるため、知っておきましょう。
職務経歴書の各項目の書き順
職務経歴書の各項目の書き順は、基本的に以下のとおりです。
- 右上に日付「20○○年〇月〇日現在」と「氏名」を記載
- 「職務要約」を記載
- 「職務経歴」を記載
- 「資格・活かせるスキル」などを記載
- 「自己PR」を記載
職務経歴書の各項目は、フォーマットによって多少前後する場合はありますが、基本的に上記の流れで記載します。
また、右上に記載する日付は、職務経歴書の作成日ではなく提出日であるため、間違えないように気を付けましょう。
例えば、PDFで送信する場合や持参する場合は当日の日付、郵送で送信する場合は投函日の日付です。
職務要約の書き方
職務要約とは、これまでの経験を短く簡潔にまとめた項目のことです。そのため、採用担当者が最初に読む可能性の高い重要な項目です。
目安文字数は100文字程度で、3～5行程度にまとめましょう。
採用担当は、1日に多くの応募書類に目を通します。そのため、職務要約で簡潔にアピールすることが大切です。
例えば、プロジェクトマネージメントや営業実績など、採用選考において有利に働く要素を紹介しておきましょう。
また、これまでの実績を数字などで具体化しておくことも大切です。
自分の強みや特徴を簡潔に表現できる職務要約にできると、採用担当の印象に残ります。
職務経歴の書き方
職務経歴は、古い職歴から順に記載し、所属企業や業務内容、成果などを各社でまとめる項目です。
職務経歴欄に記載する内容は、以下のとおりです。
- 会社名
- 在籍期間
- 事業内容
- 職務内容
- 具体的な業務内容
- 実績
- 意識したこと など
職務経歴欄に記載する内容に関しては、さまざまな項目があります。そのため、あなたがアピールできる項目を中心に記載していくことが大切です。
また、「具体的な業務内容」や「実績」では、数字などを用いて明確に記載しましょう。例えば、プロジェクト規模や達成率、目標などが挙げられます。
他にも、専門的な業務に携わっていた場合は、具体的な事例を用いてスキルや知識、経験をアピールしましょう。
これらのポイントを踏まえて職務経歴をまとめることで、採用担当者にあなたのスキルや経験を具体的に伝えられます。
資格・活かせるスキルの書き方
資格・活かせるスキルの書き方で大切なことは、応募先企業に関連性の高い資格やスキルを明確に記載することです。
例えば、応募先企業の求人広告で求められている資格や業界に役立つ資格などが挙げられます。
また、業界特有のスキルや知識を持っている場合は、どのようにして学んだのか、仕事で活かしてきたのかもアピールしましょう。
他にも、他の応募者と差別化できるスキルや資格も効果的です。例えば、外国語を話せたり、専門的な仕事の経験があったりすると、あなたの独自性をアピールできます。
自己PRの書き方
自己PRは、採用担当者に自分の強みや魅力を直接アピールできる項目です。
そのため、自己分析をして自分の強みや特長を明確にしておきましょう。特に、他の応募者と差別化できる独自の能力や強みを見つけることが大切です。
例えば、これまで多くの失敗を乗り越えてきたことや、何かを成し遂げた経験などはあなただけの強い自己PRとなるでしょう。
また、より印象に残る自己PRを作成するためにも、具体的な実績や経験を併せて記載することが大切です。
例えば、営業成績でトップを取った経験や、クライアントとの交渉で難題を解決したエピソードなどがあります。
そして、最後に紹介した自己PRを入社後に活かせる場面を説明しましょう。そうすることで、採用担当者にあなたを採用する理由を伝えられます。
採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイント
次に、採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイントを4つ紹介します。
採用担当に好かれる職務経歴書には共通の特徴があります！
ネガティブな内容は書かない
採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイント1つ目は、ネガティブな内容を書かないことです。
なぜなら、ネガティブな内容が書かれていると、選考担当者にマイナスな印象を与えてしまうからです。
例えば、前職でのトラブルや解雇理由を記載すると、選考に悪影響を及ぼします。
そのため、ネガティブな理由で転職や退職を繰り返した過去がある場合でも、できる限り前向きな内容にすることが大切です。
具体的な数字を含めて書く
採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイント2つ目は、具体的な数字を含めて書くことです。
例えば「売上向上率が10%上昇しました」や「月間の営業達成率で第1位を獲得しました」のような数字を示す成果があれば、具体的かつ客観的に採用担当にスキルを証明できます。
採用担当は1日に多くの応募書類に目を通すため、具体的な数字でインパクトを与えることが大切です。
企業が求める人材像を意識しながら書く
採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイント3つ目は、企業が求める人材像を意識して書くことです。
そのため、求人広告や企業HPで募集要項を確認し、どのような経験やスキルがある人が活躍しているのかを確認しましょう。
また、募集しているポジションによって求められている経験やスキルも明確にできます。
例えば、企業が管理職を募集している場合は、応募者のリーダーシップやチームワークを重視しており、それに関する具体的な実績や経験が効果的です。
企業が求めている人材像をしっかりと分析し、具体的な事例や経験、スキルを合わせて書くことで、採用担当に好かれる職務経歴書を作成できます。
読みやすいレイアウトや文章を意識する
採用担当に好かれる職務経歴書を書くポイント4つ目は、読みやすいレイアウトや文章を意識することです。
なぜなら、見やすく整理された内容は、多くの応募書類に目を通す採用担当の印象に残りやすいからです。
例えば、文章は簡潔にまとめたり、適切な箇所に改行を入れたりなどを意識しましょう。また、アピールしたいポイントは文章の目立つ場所に設置するなどレイアウトの工夫も必要です。
職務経歴書を提出する際の注意点
こちらでは、職務経歴書を提出する際の注意点を3つ紹介します。
誤字脱字がないかを確認する
職務経歴書を提出する際は、誤字脱字がないかを確認しましょう。
例えば、あなたが1,000万円の予算が設定されているプロジェクトを管理して50%のコスト削減を達成した場合、その数字に誤字脱字があると、正確な実績は伝わりません。
また、誤字脱字があると、あなたの仕事に対する丁寧さや注意力に対して採用担当が疑念を抱いてしまう可能性もあるでしょう。
そのため、誤字脱字は事前にしっかりと確認しておくことが大切です。
誤字脱字を見つけるには、他の人に確認してもらったり、声で読み上げたりなどが効果的です。
職務経歴書の送信方法を確認する
職務経歴書を提出する際は、送信方法を確認しておくことも大切です。
職務経歴書や履歴書の送信方法は、企業によってさまざまですので、事前に確認しておきましょう。
職務経歴書の主な送信方法は、以下のとおりです。
- PDF化してメールで送信する
- 封筒に入れた郵送する
- ファイルに入れて面接時に持参する
適切な送付方法で提出しなければ、採用担当者に悪い印象を与えるだけでなく、選考に進めないケースもあるため注意が必要です。
また、メールであれば件名に【応募書類ご送付の件／氏名】で送付し、郵送や直接持参する場合は、雨にぬれないようにファイルに入れて提出しましょう。
嘘の内容を記載しない
職務経歴書を提出する際の注意点は、嘘の内容を記載しないことです。
例えば、架空の実績や資格を記載するのは避けましょう。職務経歴書に嘘の記載をすると、面接時には魅力的な印象を与えられるかもしれません。また、そのおかげで採用をもらえる可能性もあるでしょう。
ただし、入社後に架空の実績や資格であることが発覚した場合は、社内からの信用を失い、懲戒解雇されてしまう可能性も考えられます。
人気業種であれば、特に採用選考の競争は厳しいでしょう。
そして、激しいがゆえに、時には自分を過剰にアピールしたくなる気持ちもわかります。
しかし、採用選考は誠実さが試される場でもあるため、ありのままの自分を伝えて採用担当者からの信頼を獲得することが大切です。
職務経歴書の書き方についてよくある質問
最後に職務経歴書の書き方についてよくある質問を紹介します。
職務経歴書についてさまざまな疑問が出てくると思います。こちらでは、よくある質問を5つピックアップしました！
職務経歴書は市販のもので大丈夫？
職務経歴書は市販のものでも問題ありません。
ただし、市販の職務経歴書を使用する場合は、いくつかの注意点を考慮する必要があります。
例えば、市販の職務経歴書は、記載されている項目が限られているため、自分の職務経験やアピールポイントに合わせて選ぶ必要があります。
また、市販で売られている職務経歴書であれば手書きで記入するため、1文字ごとに間違えないようにしっかりと記入しなければなりません。
そのため、自分に合わせて職務経歴書を探したり、きれいな字で正確な文章を書いたりなど、パソコンで作成するよりも手間がかかってしまうと言えるでしょう。
職務経歴書は手書きのほうが印象よい？
職務経歴書は、手書きの方が気持ちがこもっている、と思われている方もいるでしょう。
しかし、近年ではほとんどの場合、パソコンで作成されています。
というのも、1日に多くの職務経歴書を確認する採用担当からは、気持ちよりも見やすさが重視されるからです。
手書きの場合、文字が乱れるなど読みにくくなってしまう可能性があります。一方で、パソコンの場合は、読みやすさや正確性が担保されます。
そのため、基本的に職務経歴書はパソコンで作成しましょう。
職務経歴書のテンプレートはどこがおすすめ？
職務経歴書のおすすめテンプレートは、dodaが職種・業種別でまとめている職務経歴書テンプレートです。
「doda」からダウンロードできるため、職種・業種別のテンプレートフォーマットを使用したい方は、こちらからダウンロードしましょう。
職務経歴書はどこまでさかのぼる？
職務経歴書には、これまでのすべての職歴を記載します。
また、これまでの職歴が多くて書ききれない場合は、応募先企業にアピールできる職歴を重点的に書き、あまり関係ない職歴は簡潔に書きましょう。
職務経歴書でアピールできる職歴は応募先企業の業種や職種によって異なるため、応募先企業が求めている人物像を理解した上で適切にまとめることが大切です。
職務経歴書の書き方が簡単なテンプレートは？
職務経歴書の書き方が簡単なテンプレートは、先ほど紹介した「doda」のテンプレートです。
というのも、さまざまな職種・業種に合わせた例文が記載されているため、どのようなことをアピールすればよいのかを参考にできるからです。
「doda」の職務経歴書テンプレートを参考にしながら、自分自身の経験やスキルをアピールできる工夫をしてみましょう。
まとめ
今回は、職務経歴書の書き方についてまとめました。
職務経歴書は、採用担当にあなたの第一印象を与える大切な応募書類です。そのため、採用担当の印象に残る実績や経験をアピールする必要があります。
また、2023年現在では職務経歴書をパソコンで作成することが一般的であり、さまざまなサイトで職務経歴書のテンプレートをダウンロードできます。
そのため、あなたの魅力を最大限に伝えられる職務経歴書のテンプレートを見つけ、本記事で紹介した注意点を意識して作成しましょう。